浅谈如何规范基层检察档案管理

2020-10-28 10:50:44来源:泰州日报

  检察档案是国家重要专业档案之一,体现了检察机关依法履行法律监督职能的全过程,是检察工作发展的重要环节,具有不可估量的经济价值、历史价值和现实参考价值。基层检察院档案是检察档案的重要组成部分,其价值和意义在推进法治社会建设的大背景下越来越突出,如何规范基层检察档案管理显得愈来愈迫切。

  规范收集与整理。要注意对案件承办人办结案件的诉讼档案进行收集,定期向档案室移交档案和清册,以保障档案室收集的各类档案准确、有序。要对各部室移交归档的各类档案进行集中、统一编制目录、上架排序,按时完成编排入库等工作。诉讼档案材料的收集及整理、组卷要严格按照《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》等通知精神进行。档案材料的收集要尽可能齐全、完整,组卷要严格按照规定并参考本单位的实际情况进行。案卷材料应严格按照实际办案程序依次排列,主要证据在前,辅助证据在后,印件在前,底稿在后。案卷材料的排列顺序按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。填写卷内目录时,除卷内目录所列项目应逐一填写外,案卷内的法律文书、相关证据材料均应逐一填写清楚。及时检查对照,看应归档的案件是否交齐,发现不符合质量要求的应退回重新整理。

  规范借阅与使用。注重开发利用,提高服务效果,充分发挥各类档案的使用价值,把“死档案”变成“活资料”。要注重编制档案检索工具,共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录4种以及档案工具索引、库房档案存放示意图等。注重汇编资料,将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制基础数字统计、基础数字汇编、档案统计台账、案例编研等汇编资料,以确保提供及时高效的档案服务。

  规范数字与纸质。当前纸质档案电子化明显加快,电子档案和纸质档案共存,共同具有档案价值。但是电子档案相对来说更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用,为此应该建立两套制管理,更好地方便档案的合理使用。要提高对原始纸质档案的录入速度,实现软件管理、远程调用。要实现档案管理设施的升级,对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代,科学地管理好磁盘等新型档案材料。要规范电子档案的归档管理,在符合保密程序的情况下,可保存多套的电子文件,确保档案管理部门的保管与相关业务部门的使用两不误。

  (泰兴市人民检察院 封益华)